СУРГУТСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

Муниципальное автономное учреждение Сургутского района
«РАЙОННЫЙ ЦЕНТР КУЛЬТУРЫ»
(МАУ СР «РЦК»)

П Р И К А З

9 января 2024 года № 4

Сургутский район, пгт. Белый Яр

Об утверждении Положения о порядке работы

с персональными данными работников и их защите

В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Трудовым кодексом Российской Федерации, в целях обеспечения порядка обработки и защиты персональных данных работников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о порядке работы с персональными данными работников и их защите в муниципальном автономном учреждении Сургутского района «Районный центр культуры» согласно приложению 1.

2. Утвердить форму согласия работников на обработку персональных данных согласно приложению 2.

3. Разработать и внедрить:

- Журнал обращений органов с запросом персональных данных работников;

- Журнал учета обращений работников – субъектов персональных данных о выполнении их законных прав.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Л.В. Годяцкая

Приложение 1 к приказу

от 01.01.2024 № 4

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке работы с персональными данными работников и их защите

в муниципальном автономном учреждении Сургутского района

«Районный центр культуры»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение «О порядке работы с персональными данными работников и их защите» разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом муниципального автономного учреждения Сургутского района «Районный центр культуры» (далее по тексту – Учреждение).

1.2. Под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, в том числе его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

1.3. Конфиденциальная информация – это информация (в документированном или электронном виде), доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Под работников в настоящем Положении понимается физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с Учреждением.

1.5. Под должностным лицом работодателя в настоящем Положении понимается работник, состоящий в трудовых отношениях с Учреждением и имеющий право на получение, обработку, передачу в процессе работы персональных данных.

1.6. Положение устанавливает порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в области защиты персональных данных, порядок передачи персональных данных, в Учреждении и за её пределы, ответственность должностных лиц Учреждения за нарушение норм настоящего положения.

 

2. СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. К персональной документации относятся документы, которые содержат индивидуальные данные о конкретном работнике и используются должностными лицами работодателя при исполнении своих должностных обязанностей. К ним относятся: документы, предъявляемые при трудоустройстве на работу в соответствии со статьёй 65 Трудового кодекса Российской Федерации:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, на бумажном носителе или в форме электронного документа, или выданное ранее страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);

- документы воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;

- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо прекращения уголовного дела;

- направления службы занятости, рекомендательные письма (если имеются)

- изображение (фотография);

- контактные данные.

2.2. При заключении трудового договора в ходе трудовой деятельности может возникнуть необходимость в предоставлении работником документов:

- о возрасте детей (свидетельство о рождении);

- о беременности женщины;

- об инвалидности;

- о донорстве;

- о составе семьи;

- о доходе с предыдущего места работы;

- о необходимости ухода за больным членом семьи;

- прочие.

2.3. После того, как будет принято решение о приёме работника на работу, а также впоследствии в процессе трудовой деятельности к документам, содержащим персональные данные работника, также будут относиться:

- трудовой договор и приказ о приёме на работу;

- приказы о поощрениях и взысканиях;

- приказы и дополнительные соглашения об изменении условий трудового договора;

- карточка унифицированной формы Т2 и Т10;

- характеристики;

- справки, подтверждающие период работы у работодателя и размер заработной платы;

- наградные документы;

- медицинские справки (книжки);

- личное дело работника;

- иные документы содержащие персональные сведения о работнике;

3. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

3.1. При обработке персональных данных работника (получении, хранении, комбинировании, передаче или другом использовании персональных данных работника), должностные лица Учреждения, которые имеют к ним доступ и используют при исполнении должностных обязанностей, должны соблюдать следующие требования:

3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

3.1.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны (образовательного учреждения, учреждения здравоохранения и т.п.), то работник должен быть уведомлён об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.1.3. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.

3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, необходимых для решения вопроса об увольнении работников по основаниям, предусмотренным пунктами 2, 3 и 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.1.5. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.2. Работодатель обязан:

3.2.1. Осуществлять защиту персональных данных работника и обеспечить хранение первичной учётной документации.

3.2.2. По письменному заявлению работника не позднее трёх дней со дня подачи этого заявления выдавать последнему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах, увольнении, копии трудовой книжки, справок о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

3.2.3. Вести учёт передачи персональных данных работника третьим лицам путём ведения соответствующего журнала, отражающего сведения о поступившем запросе (кто является отправителем запроса, дата его поступления работодателю), дату ответа на запрос, какая именно информация была передана либо отметку об отказе в её предоставлении. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации

3.2.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва работником согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

- иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является работник;

- оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;

- иное не предусмотрено другим соглашением между работодателем и работником.

4. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА РАБОТНИКОВ

4.1. В целях обеспечения достоверности персональных данных работник обязан:

- при приёме на работу предоставить работодателю полные и достоверные данные о себе;

- в случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника, незамедлительно предоставить данную информацию работодателю.

4.2. Работники, предоставившие должностным лицам работодателя персональные данные, имеют право на:

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

- доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

- требование об исключении или исправлении неверных или не полных персональных данных, а также данных обработанных с нарушением требований действующего законодательства.

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные, они имеют право заявить в письменной форме работодателю о своём несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.

Персональные данные оценочного характера (содержащиеся, например, в характеристике, аттестационном листе) работники имеют право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работников, обо всех произведённых в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите их персональных данных.

5. ПОРЯДОК СБОРА И ПЕРЕДАЧИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. Должностные лица работодателя имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций.

5.2. Работодатель не имеет права запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (например, при решении вопроса о переводе работника на другую должность (работу) по производственной необходимости либо наличии медицинского заключения, дающего основания полагать о невозможности выполнения работником трудовой функции на условиях, предусмотренных трудовым договором).

5.3. Должностные лица работодателя, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

5.4. Должностные лица работодателя передают персональные данные третьим лицам в следующих случаях:

- работник выразил свое согласие на такие действия;

- передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.

5.5. Перечень лиц, которым передаются персональные данные работников:

- централизованная бухгалтерия;

- военкоматы (на законных основаниях);

- подразделения муниципальных органов управления (на законных основаниях);

- Социальный фонд РФ для учета (на законных основаниях);

- налоговые органы РФ (на законных основаниях);

- территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях);

- страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях);

- банки для начисления заработной платы (на основании договора);

- органы МВД России в случаях, установленных законодательством.

5.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия работника, если иное не предусмотрено федеральным законом.

5.7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд Российской Федерации и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

6. ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

6.1. Сведения о работниках Учреждения хранятся на бумажных носителях. Для этого используются специально оборудованные шкафы и сейфы, которые запираются на ключ. Ключ от шкафов и сейфов находится у специалиста по кадрам, а при его отсутствии – у назначенного руководителем Учреждения лица. Личные дела и трудовые книжки работников хранятся в металлических шкафах, сейфах, имеющих надежные запоры.

6.2. Сведения о работниках Учреждения также могут хранится на электронных носителях, доступ к которым ограничен паролем. Кроме этого, работодатель принимает необходимые организационные и технические меры, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.

6.3. Работодатель обеспечивает ограничение доступа к персональным данным работников лицам, не уполномоченным законом либо работодателем для получения соответствующих сведений.

6.4. Доступ к персональным данным работников без специального разрешения имеют следующие работники:

­ директор Учреждения;

­ заместители директора;

­ заведующие отделом в отношении работников своего отдела;

­ специалист по кадрам.

6.5. Ответственность за ведение личных дел возлагается на специалиста по кадрам. Работники учреждения могут ознакомиться со своим личным делом в кабинете специалиста по кадрам в присутствии специалиста по кадрам, на руки личные дела не выдаются.

Личные дела предоставляются в распоряжение должностных лиц (имеющих доступ к персональным данным) лишь в следующих случаях:

­ необходимости оформления наградных документов;

­ формирования статистических данных;

­ подготовки характеристики.

Личные дела выдаются под расписку в бланке выдачи личных дел. Личное дело должно быть возвращено в кабинет специалиста по кадрам в течение недельного срока с момента его получения.

6.6. Трудовые книжки хранятся в кабинете специалиста по кадрам и на руки не выдаются. Трудовая книжка выдается работнику в день его увольнения. Исключение составляет только оформление работником пенсии (если работник оформляет пенсию самостоятельно), тогда трудовая книжка может быть выдана при подаче соответствующего заявления.

6.7. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Должностные лица, виновные в нарушении настоящего Положения, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Приложение 2 к приказу от 09.01.2024 № 4

Директору МАУ СР «Районный центр культуры»
Л.В. Годяцкой
от ________________________________________________
паспорт серия ______ №__________
выдан «__»____________г. __________________________

__________________________________________________
зарегистрированной(го) по адресу: ____________________

__________________________________________________
__________________________________________________

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Настоящим я, ________________________________________________________, представляю Работодателю (оператору) МАУ СР «Районный центр культуры»
(ОГРН 1238600011451, ИНН 8617040150), зарегистрированному по адресу: 628433, Ханты-Мансийский автономный округ, Тюменская область, Сургутский район, городское поселение Белый Яр, улица Лесная, дом 9/2, свои персональные данные в целях обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов при содействии в трудоустройстве, обучении и продвижении по работе, обеспечения личной моей безопасности, текущей трудовой деятельности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Моими персональными данными является любая информация, относящаяся ко мне как к физическому лицу (субъекту персональных данных), указанная в трудовом договоре, личной карточке работника (унифицированная форма Т-2), трудовой книжке и полученная в течение срока действия настоящего трудового договора, в том числе: мои фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, гражданство, документы, удостоверяющие личность, идентификационный номер налогоплательщика, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, адреса фактического места проживания и регистрации по местожительству, почтовые и электронные адреса, номера телефонов, фотографии, сведения об образовании, профессии, специальности и квалификации, семейном положении и составе семьи, сведения об имущественном положении, доходах, задолженности, занимаемых ранее должностях и стаже работы, воинской обязанности; сведения о трудовом договоре и его исполнении (занимаемые должности, существенные условия труда, сведения об аттестации, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, поощрениях и наказаниях, видах и периодах отпуска, временной нетрудоспособности, социальных льготах, командировании, рабочем времени и пр.), а также о других договорах (индивидуальной, коллективной материальной ответственности, ученических, оказания услуг и т.п.), заключаемых при исполнении трудового договора.

Своей волей и в своих интересах выражаю согласие на осуществление Работодателем (оператором) любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы или желаемы для достижения указанных целей, в том числе выражаю согласие на обработку без ограничения моих персональных данных, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т.ч. передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных при автоматизированной и без использования средств автоматизации обработке; запись на электронные носители и их хранение; передачу Работодателем (оператором) по своему усмотрению данных и соответствующих документов, содержащих персональные данные, третьим лицам, включая банки, налоговые органы, в отделения пенсионного фонда, фонда социального страхования, фонда обязательного медицинского страхования, уполномоченным агентам и организациям; хранение моих персональных данных в течение 75 лет, содержащихся в документах, образующихся в деятельности Работодателя (оператора), согласно части 1 статьи 17 Закона от 22октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также при осуществлении любых иных действий с моими персональными данными, указанными в трудовом договоре и полученными в течение срока действия трудового договора, в соответствии с требованиями действующего законодательстваРФ и Закона от 27июля 2006г. №152-ФЗ «О персональных данных».

Настоящее согласие на обработку персональных данных действует с момента представления бессрочно и может быть отозвано мной при представлении Работодателю (оператору) заявления в простой письменной форме в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Обязуюсь сообщать в течение пяти рабочих дней об изменении местожительства, контактных телефонов, паспортных, документных и иных персональных данных. Об ответственности за достоверность представленных персональных сведений предупрежден(а).

«__» ________ 20__ г

подпись

Ф.И.О.